W skrócie: CoreBase zaczął się jako wewnętrzne narzędzie do prowadzenia mojej własnej firmy, a szybko stał się produktem dla innych firm usługowych. Od początku założyłem trzy rzeczy: system instaluje się na hostingu klienta, a nie w mojej chmurze; działa na zwykłym, tanim hostingu; licencja nie wymaga stałego połączenia z moim serwerem. Każda z tych decyzji ma swój koszt — poniżej piszę, dlaczego uznałem, że warto.

Skąd wziął się pomysł

Prowadząc CoreShift, miałem klientów w telefonie, wyceny w dokumentach, umowy na dysku, korespondencję w skrzynce, a czas pracy — w najlepszym razie w arkuszu. Gotowe CRM-y, które sprawdzałem, były zbudowane dla działów sprzedaży: lejki, etapy, prognozy. Firma usługowa potrzebuje czegoś innego — prowadzenia sprawy od pierwszego telefonu do rozliczenia.

Pierwszy commit CoreBase powstał w sierpniu 2026 roku. Plan był prosty: zbudować system, w którym jest cały ciąg pracy firmy usługowej — klient → wycena → umowa → projekt → zadania → czas pracy → rozliczenie — bez przeskakiwania między pięcioma narzędziami. Szybko okazało się, że ten ciąg nie zależy od branży: tak samo pracuje elektryk, ekipa remontowa, projektant i programista.

Decyzja 1: instalacja u klienta, nie wspólna chmura

Większość CRM-ów to SaaS: dane wszystkich klientów są w jednej, wspólnej bazie dostawcy. Dla dostawcy to wygodne. Dla firmy, która powierza tam dane swoich klientów, umowy i historię korespondencji — niekoniecznie.

CoreBase każda firma instaluje na własnym hostingu, pod własną domeną, np. crm.twojafirma.pl. Dane firmy i jej klientów są tylko w tej jednej instalacji. Można wykorzystać hosting, który i tak się opłaca, a firma nie przenosi całej działalności do cudzego środowiska.

Koszt tej decyzji ponoszę ja: zamiast jednej aplikacji na jednym serwerze, mój kod musi działać na setkach różnych hostingów, których nie kontroluję.

Decyzja 2: zwykły hosting współdzielony, nie serwer z Node.js

Skoro system ma działać na hostingu klienta, musi działać na takim hostingu, jaki klienci naprawdę mają. A małe firmy mają najczęściej tani hosting współdzielony: PHP, MySQL, panel administracyjny, często bez dostępu do konsoli.

Dlatego CoreBase jest napisany w PHP (Laravel) z bazą MySQL lub MariaDB, a interfejs w Blade i Livewire, bez ciężkiego frameworka JavaScript. Zadania okresowe — przypomnienia, synchronizacja poczty, odświeżanie licencji — uruchamia jeden wpis crona, który da się dodać w panelu praktycznie każdego hostingu. Instalacja odbywa się przez kreator w przeglądarce, podobnie jak przy WordPressie.

Gdybym zbudował CoreBase w technologii, której nie ma na typowym hostingu, odciąłbym większość firm, dla których ten system powstał.

Decyzja 3: licencja, która nie blokuje pracy

Oprogramowanie instalowane u klienta trzeba jakoś licencjonować. Najprostsze rozwiązanie — aplikacja przy każdym uruchomieniu pyta mój serwer, czy może działać — oznacza, że awaria mojego serwera zatrzymuje pracę wszystkich klientów. Na to się nie zgodziłem.

CoreBase dostaje od serwera licencji podpisany cyfrowo token z informacją o planie. Instalacja sprawdza ten podpis lokalnie, bez łączenia się z internetem. Raz dziennie, w tle, próbuje token odświeżyć. Jeśli mój serwer jest chwilowo niedostępny, system działa dalej na ostatnim poprawnym tokenie. A gdy licencja wygaśnie, aplikacja przechodzi w tryb tylko do odczytu, a nie w pełną blokadę — dane firmy zawsze pozostają dostępne.

Plany różnią się wyłącznie liczbą użytkowników. Każdy plan ma wszystkie funkcje — nie chciałem, żeby mała firma musiała dopłacać za podstawowe rzeczy tylko dlatego, że jest mała.

Decyzja 4: integracje tylko „na zewnątrz”

CoreBase łączy się z innymi usługami — pocztą, SMS-ami, Slackiem, Facebookiem — zawsze wychodząco. Instalacja nie wymaga otwierania portów ani zmian w zaporze sieciowej. Każda firma podłącza przy tym własne konta u dostawców, a nie wspólne konto CoreShift.

Świadomie nie budowałem też własnej obsługi KSeF. Wystawianie faktur zostawiam wyspecjalizowanym programom do fakturowania, które mają to wdrożone i utrzymywane. CRM ma przekazać dane do faktury, a nie zastępować system księgowy.

Zasada, do której wracam najczęściej

CRM ma pomagać pracować, a nie zmuszać do „obsługiwania CRM-u”. Lepiej 30 funkcji dobrze ze sobą połączonych niż 150 luźnych ekranów. W praktyce oznacza to, że każdy rekord pokazuje pełny kontekst sprawy: wchodząc w zadanie, widzę od razu klienta, projekt, wycenę i umowę, a karta klienta zbiera w jednym miejscu projekty, wyceny, umowy, notatki, historię kontaktu i dokumenty.

Druga strona tej zasady: system ma sam zauważać rzeczy. Panel „Co wymaga uwagi” podpowiada np., że klient z otwartą ofertą nie miał kontaktu od kilkunastu dni. To działa bez sztucznej inteligencji, na prostych regułach — więc działa zawsze.

Gdzie jest CoreBase dziś

Od pierwszego commita powstało ponad 400 zmian w kodzie, a system używam na co dzień we własnej firmie. Każdą nową funkcję testuję na scenariuszach biznesowych, zanim trafi do klientów: od założenia klienta, przez wycenę i podpisaną umowę, po rozliczenie projektu. Jak ten ciąg wygląda w praktyce, opisałem we wpisie 7 sygnałów, że firma usługowa potrzebuje CRM.

Najczęstsze pytania

Czy do instalacji CoreBase potrzebny jest informatyk?

Instalacja odbywa się przez kreator w przeglądarce. Trzeba umieć utworzyć bazę danych i wpis crona w panelu hostingu — to kilka kliknięć, ale jeśli wolisz, możemy zainstalować system za Ciebie.

Co się stanie z danymi, jeśli przestanę płacić za licencję?

System przejdzie w tryb tylko do odczytu. Dane zostają na Twoim hostingu i nadal masz do nich dostęp.

Czy mogę zobaczyć system przed zakupem?

Tak — na stronie CoreBase CRM możesz poprosić o dostęp do wersji demonstracyjnej.